Pháp luật cũng có những quy định riêng về việc cho thuê văn phòng, bắt buộc đơn vị cho thuê và đơn vị thuê phải chấp hành. Vậy những quy định về cho thuê văn phòng là gì? Dưới đây Tòa nhà cho thuê văn phòng Quảng Đông sẽ liệt kê những quy định của pháp luật về việc cho thuê văn phòng tại Việt Nam.
Tìm hiểu quy định về cho thuê văn phòng tại Việt Nam
Kinh doanh văn phòng cho thuê là một trong 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Đồng thời đây là nhóm ngành thuộc vốn pháp định và nằm trong ngành kinh doanh bất động sản.
Theo luật doanh nghiệp năm 2014 được pháp luật quy định rõ, khi các doanh nghiệp mới thành lập không cần phải bổ sung ngành nghề kinh doanh bất động sản hay chứng minh vốn. Tuy nhiên, trong suốt thời gian kinh doanh các doanh nghiệp phải đảm bảo duy trì số vốn pháp định. Cụ thể:
Những cá nhân hay tổ chức kinh doanh bất động sản có số vốn pháp định hơn 20 tỷ đồng phải thành lập hợp tác xã hoặc doanh nghiệp (trừ những trường hợp nằm trong quy định tại khoản 2 điều này).
Những cá nhân, tổ chức hay hộ gia đình kinh doanh bất động sản quy mô nhỏ và không thường xuyên hoạt động thì không cần phải thành lập hợp tác xã hay doanh nghiệp. Nhưng bắt buộc phải kê khai nộp thuế định kỳ theo quy định của pháp luật.
Các quy định của pháp luật về việc cho thuê văn phòng
Dựa theo quy định pháp luật về cho thuê văn phòng mà đơn vị thuê và đơn vị cho thuê có thể thương lượng và thỏa thuận được các quy định, điều khoản, quyền và nghĩa vụ trong quá trình hợp tác giữa 2 bên.
Việc này được quy chuẩn hóa và thỏa thuận tự nguyện dựa trên hợp đồng được ký kết giữa hai bên. Trong đó sẽ có những điều khoản quy định hài hòa giữa quyền lợi và lợi ích của cả đôi bên. Đồng thời, đây cũng chính là bằng chứng pháp lý quan trọng được lập ra dựa theo quy định của pháp luật và sẽ sử dụng hợp đồng để xử lý khi có tranh chấp.
Cả bên đơn vị thuê và đơn vị cho thuê văn phòng đều cần phải nắm vững được các quy định về cho thuê văn phòng cơ bản dưới đây:
1. Quy định về hợp đồng
Khi thuê văn phòng bắt buộc phải có hợp đồng đã được thỏa thuận ký kết giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng phải nêu được những điều khoản bắt buộc như nghĩa vụ và quyền của đôi bên, thời hạn thuê văn phòng, các loại chi phí cần trả…
2. Quy định về phòng cháy chữa cháy văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê phải đảm bảo tiêu chuẩn về hệ thống phòng cháy chữa cháy trong văn phòng theo quy định của pháp luật. Hệ thống này bao gồm việc trang bị bình chữa cháy đầy đủ, hệ thống báo cháy tự động và phải có lối thoát hiểm riêng khi xảy ra sự cố cháy…
Một số quy định về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng
Có 2 quy định liên quan đến điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng:
- Theo quy định của Nghị định số 181/2004/NĐ-CP Điều 119 và Điều 146 về thi hành Luật Đất đai. Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm thực hiện đăng ký đất đai đồng thời phải có chứng nhận của công chứng từ văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
- Theo quy định của Nghị định số 181/2004/NĐ-CP Điều 149 về thủ tục và trình tự đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất. Đơn vị cho thuê quyền sử dụng đất sẽ cần phải nộp 1 bộ hồ sơ gồm có: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và hợp đồng cho thuê đã được công chứng.
Một số quy định khác:
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có chức năng hoàn thành thủ tục thuê văn phòng vào hồ sơ địa chính và chỉnh sửa giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp trong thời hạn không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Chung cư có thể sử dụng làm văn phòng đại diện, văn phòng kinh doanh hay không? Đây là những câu hỏi được quan tâm nhiều nhất khiến các đơn vị khi đi thuê văn phòng thắc mắc. Những vấn đề này đều được pháp luật nhà nước quy định cụ thể như sau:
- Tại Điều 6 Khoản 11 của Luật Nhà ở 2014 nghiêm cấm việc sử dụng chung cư vào những mục đích khác không phải để ở. Vì thế, việc sử dụng chung cư để làm văn phòng là bất hợp pháp và không chấp hành quy định của pháp luật.
- Theo Nghị định 99/2015/NĐ – CP tại Điều 80 Khoản 7 đã quy định: Trường hợp các đơn vị thuê chung cư để làm văn phòng được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh. Thì trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì bắt buộc các đơn vị thuê chung cư để làm văn phòng phải chuyển hoạt động kinh doanh sang một địa điểm khác trong thời hạn 6 tháng. Sau ngày 10-6-2016, nếu đơn vị thuê chung cư để làm văn phòng vẫn hoạt động kinh doanh thì sẽ được coi là trái quy định với pháp luật.
Thủ tục thuê văn phòng làm việc
Theo Nghị định 12/2014, Thông tư 219/2013/TT-BTC và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27 tháng 03 năm 2015 của Cục thuế Thành Phố Hồ Chí Minh: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2015, các đơn vị thuê khi ký hợp đồng thuê văn phòng của các tổ chức cá nhân nhằm để phục vụ hoạt động kinh doanh sản xuất. Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận đơn vị thuê sẽ là người nộp thuế thì sẽ không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà thực hiện theo quy trình như sau:
– Đơn vị thuê có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế thu nhập cá nhân và 5% thuế thu nhập GTGT để nộp vào ngân sách nhà nước.
– Đơn vị cho thuê văn phòng không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho doanh nghiệp của đơn vị thuê.
– Các hồ sơ chứng từ để đơn vị thuê văn phòng đi nộp thuế gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng.
Chứng từ thanh toán tiền, chứng từ nộp thuế và khấu trừ thuế. - Nếu trong hợp đồng ký kết thỏa thuận rõ, đơn vị thuê sẽ là người nộp thuế và chịu khoản thuế. Thì đơn vị thuê được phép tính các khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bài viết trên là những thông tin chi tiết liên quan đến những quy định pháp luật về việc cho thuê văn phòng tại Việt Nam. Chúc bạn có được kiến thức bổ ích khi đi thuê văn phòng làm việc, kinh doanh.
