Hiện nay, việc thuê một tòa nhà để làm văn phòng làm việc không còn gì xa lạ với những người kinh doanh. Tùy vào thỏa thuận hợp đồng giữa hai bên mà các đơn vị thuê phải trả một số loại phụ phí khác nhau. Ngoài tiền thuê văn phòng ra thì bên cho thuê sẽ có quyền thu thêm vài loại phí nữa. Trong đó có phí ngoài giờ khi thuê văn phòng.
Vậy phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì? Và tại sao lại có loại phí này? Sau đây Văn phòng cho thuê Quảng Đông Đà Nẵng sẽ giải đáp cho Quý bạn đọc về vấn đề này. Hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho bạn khi đi thuê văn phòng.
Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng được hiểu như thế nào?
Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng được hiểu là khoản phụ phí phát sinh do đơn vị thuê sử dụng văn phòng làm việc quá giờ quy định trên hợp đồng.
Các tòa nhà cho thuê văn phòng thông thường sẽ dựa theo luật lao động của pháp luật quy định mà sẽ có khung thời gian làm việc cố định. Vì vậy, các tòa nhà thông thường sẽ chọn cột mốc làm việc từ 7h00 đến 17h00 giờ từ thứ hai đến thứ sáu và từ 07h00 đến 12h00 thứ bảy hàng tuần để làm việc.
Tuy nhiên, tùy theo quy định của từng tòa mà thời gian làm việc cũng có thể thay đổi và sẽ được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng ký kết giữa hai bên khi thuê văn phòng.
Và tất cả những thời gian làm việc ngoài khung giờ theo quy định của hợp đồng sẽ được tính là thời gian làm việc ngoài giờ. Đơn vị thuê bắt buộc phải trả thêm phí cho chủ tòa nhà và gọi đó là phí ngoài giờ thuê văn phòng.
Tại sao lại thu phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng?
Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng làm việc thông thường là để trả cho phần chi phí phát sinh dịch vụ của tòa nhà như: tiền điện, tiền nước WC, tiền lương cho nhân viên vận hàng… Và chi phí ngoài giờ phải trả lớn nhất là tiền điều hòa trung tâm.
Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng hạng A và B
Hiện nay, hầu hết các tòa nhà văn phòng hạng A, hạng B khi thuê văn phòng sẽ mới có quy định thu phí làm việc ngoài giờ.
Lý do, bởi vì mục đích của các tòa nhà này xây lên là chỉ cho khách hàng thuê văn phòng làm việc. Vì thế, các tòa nhà đều lắp đặt các hệ thống điều hòa trung tâm và hệ thống chiếu sáng trung tâm ở từng văn phòng và những nơi công cộng.
Do vậy, khi bạn làm quá khung giờ quy định, bên thuê vẫn phải hoạt động toàn bộ các hệ thống điều hòa, chiếu sáng, an ninh, thông gió… để phục vụ chu đáo nhất cho bạn. Vì vậy, thu phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là cần thiết và hợp lý.
Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng hạng C và văn phòng nhỏ
Ở các tòa nhà hạng C hoặc các văn phòng nhỏ khi thuê văn phòng thì thường sử dụng điều hòa treo tường và có đồng hồ điện được lắp trực tiếp cho mỗi văn phòng. Nên hệ thống điều hòa và hệ thống điện đã được tính vào tiền điện. Do thế, đơn vị thuê chỉ cần tự trả chi phí phần điện năng tiêu thụ và không phải chịu phí thu ngoài giờ như các tòa nhà hạng A, hạng B khi thuê văn phòng.
Hiện nay, thị trường cho thuê văn phòng cực kỳ cạnh tranh nếu muốn thu hút được nhiều khách hàng. Thì các chủ cho thuê văn phòng thường sẽ có nhiều thiện chí trong việc đàm phán và thỏa thuận các điều khoản hợp đồng.
Bên cạnh việc đàm phán giá thuê và phí quản lý thì khách hàng cũng nên thương lượng và đàm phán về các điều khoản phụ của hợp đồng như phí giữ xe, phí ngoài giờ. Đôi khi nhờ những thương lượng cắt giảm các khoản chi phí phụ này lại cũng một phần nào đó giúp cho công ty bạn tiết kiệm được một khoản ngân sách không nhỏ.
Các phương pháp tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng
Hiện nay cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng của các tòa nhà không có một quy chuẩn nhất định. Nhưng tựu chung lại có 3 phương pháp tính phí ngoài giờ thuê văn phòng phổ biến như sau:
1. Cách tính phí ngoài giờ theo văn phòng
Đây là cách tính khá phổ biến và được nhiều tòa nhà áp dụng để thu phí ngoài giờ. Cụ thể cách tính này sẽ được các tòa nhà quy định sẵn trên hợp động dựa theo một văn phòng trong một giờ sử dụng.
Ví dụ: Trong hợp đồng ký kết giữa hai bên quy định sẵn ở hạng mục phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là 200.000VND/văn phòng/giờ.
2. Cách tính phí ngoài giờ theo diện tích thuê
Cụ thể cách tính này sẽ được các tòa nhà quy định sẵn trong hợp đồng dựa theo m2/giờ để thu phí. Nghĩa là diện tích thuê văn phòng làm việc bao nhiêu m2 thì sẽ tính thêm phí ngoài giờ bấy nhiêu. Chi phí làm việc ngoài giờ sẽ tính bằng phí/m2/h nhân với tổng diện tích thuê.
Ví dụ: Phí làm việc ngoài giờ 0.02 USD/m2/giờ, diện tích thuê 300m2 thì chi phí làm thêm ngoài giờ phải trả: Ta lấy 0.02 USD x diện tích thuê (300m2) x số giờ làm việc là ra số tiền phí ngoài giờ cần trả.
Tuy nhiên, với cách tính như này sẽ có nhiều giá phí ngoài giờ cần trả khác nhau. Có nhiều tòa nhà sẽ quy định sẵn một mức phí ngoài giờ cố định cần trả không phụ thuộc vào diện tích thuê văn phòng. Bên cạnh đó, cũng có những tòa nhà cho thuê văn phòng tùy vào từng diện tích sử dụng mà lại có nhiều nấc phí ngoài giờ khác nhau.
Ví dụ: Với khách thuê văn phòng dưới 200m2 thì chi phí ngoài giờ sẽ là 0.02 USD/m2/giờ. Nhưng đối với khách thuê văn phòng từ 200m2 trở lên thì chi phí ngoài giờ sẽ là 0.01 USD/m2/giờ.
3. Cách tính phí ngoài giờ dựa trên thiết bị
Nhiều tòa văn phòng lại có cách tính phí ngoài giờ dựa trên các thiết bị sử dụng trong văn phòng. Thông thường là tổ máy FCU – Fan Coil Unit ( hay còn gọi là họng điều hòa) làm mát cho diện tích. Cách tính này cũng tương tự với cách tính phí ngoài giờ theo diện tích.
Các tòa nhà văn phòng sẽ quy định sẵn số tiền/họng điều hòa/ giờ sử dụng. Ví dụ: 10 USD/FCU/giờ.
Đối với cách tính phí ngoài giờ dựa trên thiết bị nếu công ty bạn ít khi làm việc ngoài giờ tại văn phòng sẽ thường được các chủ cho thuê miễn phí ngoài giờ. Và chỉ tính phí ngoài giờ đối với những doanh nghiệp thường xuyên làm việc ngoài giờ tại văn phòng.
Tuy nhiên, vẫn có nhiều tòa nhà văn phòng sẽ không tính phí ngoài giờ. Vì thế, đơn vị thuê sẽ được làm việc thoải mái tại văn phòng đến 8,9 giờ tối. Đôi khi đơn vị thuê cũng có thể làm việc tại văn phòng cả thứ 7 và chủ nhật mà không bị thu hay tính thêm bất cứ phụ phí gì.
Trên đây là toàn bộ những điều cần biết về chi phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng. Hy vọng sẽ giúp những doanh nghiệp thường xuyên phải làm việc ngoài giờ tại văn phòng có thể đàm phán và thương lượng dễ dàng với các chủ tòa nhà. Giúp bạn chọn được cho doanh nghiệp mình một gói chi phí thuê văn phòng tiết kiệm và hợp lý nhất.
