Hiện nay, đa số khách hàng khi thuê văn phòng đều có băn khoăn, thắc mắc đến vấn đề phí dịch vụ văn phòng (chi phí quản lý). Vậy phí dịch vụ văn phòng là gì? Và các hạng mục cần phải chi trả khi thuê văn phòng như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp hết những thắc mắc, băn khoăn về vấn đề phí dịch vụ văn phòng. Hy vọng Quý bạn đọc có thể nắm rõ hơn về chi phí dịch vụ khi thuê văn phòng nhé!
Phí dịch vụ văn phòng là gì?
Phí dịch vụ văn phòng cho thuê là khoản chi phí được chi trả cho những hoạt động làm mới và tu sửa nội thất bên trong cũng như kiến trúc của tòa nhà. Ngoài ra, phí dịch vụ văn phòng còn dùng để chi trả các khoản phí bảo trì định kỳ và nâng cấp các hệ thống cơ điện bên trong tòa nhà. Nói một cách dễ hiểu hơn thì phí dịch vụ văn phòng là khoản phí được các chủ đầu tư chi trả để duy trì không gian làm việc tốt nhất cho văn phòng.
Cách tính phí dịch vụ văn phòng
Hiện nay, đa số các tòa nhà cho thuê văn phòng thường tính phí dịch vụ dựa trên mỗi m2 của diện tích sàn cho thuê. Tùy từng cách xếp hạng của tòa nhà văn phòng mà mức phí dịch vụ thường dao động từ 2 đến 8 USD/m2. Xếp hạng của tòa nhà cũng ảnh hưởng rất nhiều tới tổng chi phí dịch vụ văn phòng cho thuê của một doanh nghiệp.
Thông thường những tòa nhà yêu cầu khoản phí dịch vụ văn phòng càng cao thì cũng sẽ đi kèm với những tiện ích tương đương khi khách hàng sử dụng văn phòng. Và luôn đảm bảo mang đến một không gian văn phòng làm việc có đầy đủ tiện ích như: hầm gửi xe rộng rãi hiện đại, hệ thống camera CCTV hoạt động 24/24 , lễ tân chuyên nghiệp, hệ thống máy lạnh trung tâm,… Các doanh nghiệp sẽ được hưởng tất cả một cách chuyên nghiệp và chất lượng nhất.
Đặc biệt, những tòa nhà văn phòng hạng cao thì thường có bộ tiêu chuẩn chặt chẽ, xứng tầm về chất lượng dịch vụ cũng như tiện nghi để làm hài lòng khách hàng. Bởi thế dù chi phí dịch vụ văn phòng cao nhưng vẫn luôn được khách hàng yêu chuộng và có công suất lấp phòng lớn.
Chi phí văn phòng gồm những gì?
Về cơ bản, phí dịch vụ văn phòng cho thuê thường được các chủ đầu tư áp dụng cho những hoạt động bảo trì và tu sửa về nội thất, kiến trúc và các hệ thống thiết bị bên trong tòa nhà như: hệ thống máy lạnh trung tâm, hệ thống cơ điện, hệ thống camera CCTV, hệ thống thang máy, thang chuyển hàng riêng,…
Ngoài ra, phí dịch vụ văn phòng cho thuê còn được sử dụng để duy trì và bảo dưỡng các hoạt động công cộng của tòa nhà như:
- Dịch vụ hướng dẫn trực tại sảnh chính và lễ tân.
- Dịch vụ giữ xe, quản lý và bảo vệ tòa nhà để đảm bảo hỗ trợ xử lý kịp thời các sự cố khi cần thiết trong tòa nhà.
- Dịch vụ dọn dẹp vệ sinh công cộng, văn phòng, WC.
- Dịch vụ phun thuốc theo định kỳ để diệt côn trùng.
- Một số tòa nhà văn phòng còn miễn phí khoản chi phí sử dụng máy điều hòa trung tâm. Nhưng thực tế thì khoản chi phí này đã được tính vào phí dịch vụ.
- Bên cạnh đó, thì còn những dịch vụ công cộng khác như nước sinh hoạt, nước uống tại quầy bantry…trong tòa nhà.
Một số chi phí cần trả khi thuê văn phòng
Trước khi thuê văn phòng thì giá thuê luôn là yếu tố quan trọng và được cân nhắc kỹ càng. Tuy nhiên, trong tổng chi phí cần phải trả của văn phòng không chỉ là tiền thuê mà còn rất nhiều loại chi phí khác.
1. Chi phí cố định
Bao gồm 3 khoản chi phí cần trả:
- Tiền thuê văn phòng: được tính theo m2/tháng. Tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên, bạn có thể thanh toán tiền theo năm hoặc quý.
- Phí dịch vụ: là khoản chi phí phải trả của khách thuê cho các tiện ích và dịch vụ trong tòa nhà cung cấp.
- Khoản chi phí cuối cùng khách thuê phải trả là Thuế VAT.
2. Chi phí biến đổi
- Tiền điện: đây là khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho lượng điện năng đã sử dụng và tiêu thụ trong tháng.
- Phí đỗ xe: Hầu như, tùy theo diện tích thuê các tòa nhà sẽ có chính sách miễn phí chỗ đỗ xe. Tuy nhiên, cũng có vài tòa nhà không có chính sách ưu đãi này vì thế bạn nên đàm phán trước khi ký hợp đồng.
3. Chi phí phát sinh
Phí làm ngoài giờ: Đây là khoản chi phí phát sinh phải trả của chủ tòa nhà như: Tiền điện, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành…
Hy vọng bài viết trên Quảng Đông Tower đã chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định nghĩa phí dịch vụ văn phòng cho thuê và các các khoản chi phí khác.
