Kiểm soát chi phí luôn là một trong những quyết sách trọng tâm của các doanh nghiệp. Vì vậy, khi quyết định thuê một văn phòng hợp lý thì mỗi doanh nghiệp cần lên kế hoạch và đặc biệt là phải biết phân bổ chi phí thuê văn phòng một cách hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về “Định khoản phân bổ chi phí thuê văn phòng” hay được hiểu là hạch toán chi phí thuê văn phòng, cùng tìm hiểu chi tiết các thông tin hữu ích sau đây!
Ý nghĩa của định khoản phân bổ chi phí thuê văn phòng là gì?
Đối với chi phí thuê văn phòng thì nó được xem là một thuật ngữ tài chính, nhưng đồng thời cũng là cụm từ được sử dụng rất quen thuộc trong cuộc sống hàng ngày. Trong một quy mô xã hội lớn thì các tổ chức doanh nghiệp, để duy trì và vận hành các điều kiện sinh hoạt thì họ phải định khoản phân bổ chi phí thuê văn phòng để đạt được chỉ tiêu mong muốn.
Các khoản chi phí trong doanh nghiệp thường được phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Tiếp đó, chi phí trực tiếp là loại chi phí phát sinh đặc thù và riêng biệt; còn chi phí gián tiếp là loại chi phí phát sinh nhằm duy trì hoạt động chung của nhiều bộ phận trong một tổ chức doanh nghiệp.
Một số hình thức phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất
Khi người lãnh đạo của một doanh nghiệp không những có tinh thần trách nhiệm cao và có một ý chí mạnh mẽ, thì cũng cần phải có kế hoạch sáng suốt trong việc phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý. Một doanh nghiệp cần xác định các hình thức để hạch toán chi phí thuê văn phòng chính xác và hiệu quả nhất.
1. Thanh toán chi phí thuê văn phòng theo hình thức trả sau
Nếu điều kiện của doanh nghiệp bạn không cho phép chi trả khoản thuê văn phòng trả trước, thay vào đó ta có thể sử dụng hình thức trả sau. Đây cũng được coi là cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn, nhưng bên cho thuê lại không hề thích chút nào.
Đa số thì hình thức phân bổ chi phí thuê văn phòng trả sau này không được phổ biến cho lắm. Bởi, một phần bên cho thuê khá sợ gặp phải tình trạng bùng phòng. Bởi việc định khoản tiền thuê văn phòng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa có tỷ lệ phần trăm nguy cơ thất bại rất là cao.
Bên cạnh đó thì ưu điểm của hình thức này sẽ giúp cho những doanh nghiệp tạm thời hạn chế được một khoản chi phí và bớt đi một gánh nặng khi công ty bắt đầu vào hoạt động.
2. Thanh toán chi phí thuê văn phòng theo hình thức trả trước
Nằm trong hình thức hạch toán chi phí thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay, được hiểu đơn giản như sau: Khi ký kết hợp đồng với đầy đủ điều khoản, trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên, nếu thỏa thuận theo các tiêu chí đã được đặt ra dựa trên hợp đồng. Hai bên: cho thuê và bên thuê văn phòng căn cứ quy định từ đó và thực hiện chi trả trước một khoản chi phí thuê văn phòng cố định có trong hợp đồng.
Bên thuê văn phòng có thể đề nghị thanh toán trước chi phí. Vì đây là hình thức phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn vốn rộng. Trong trường hợp này có thể được khuyến khích bởi khi thanh toán nhanh chóng, các doanh nghiệp có thể bớt đi một phần gánh nặng, vì bên cho thuê văn phòng nào cũng thích thú với hình thức này.
Đặc biệt, khi trả trước chi phí thuê văn phòng, bạn có thể nhận được nhiều ưu đãi từ bên cho thuê như: được tặng thêm nửa tháng sử dụng văn phòng miễn phí, sử dụng dịch vụ miễn phí trong 1 tháng và được giảm giá một khoản chi phí thuê văn phòng kha khá.
3. Thanh toán chi phí văn phòng theo kỳ hạn
Đây được xem là một hình thức phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất. Lý do sao lại như vậy? Vì khi thanh toán định kỳ tiền thuê văn phòng cả hai bên sẽ xác nhận được lòng tin với nhau, thì bên thuê văn phòng sẽ có chút thời gian đầu để dự trữ kinh phí. Bên cho thuê cũng được lấy lại phí thuê văn phòng theo định kỳ.
Hiện nay thì hợp đồng cũng có kỳ hạn cho thuê kéo dài khoảng 3 tháng, 6 tháng đến 1 năm. Tùy vào những hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mà cơ chế thực hiện chi trả phí thuê văn phòng khác nhau theo thời hạn.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng phải đảm bảo tính hợp lệ
Bộ phận hạch toán tiền cho thuê văn phòng không đơn giản như việc thuê mướn nhà cửa giữa các cá nhân với nhau. Khi một doanh nghiệp muốn thuê văn phòng trọn gói hoặc một tòa nhà của một cá nhân hay một công ty nào đó, bắt buộc phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về những khoản chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ đòi hỏi bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải tuân thủ và làm theo hướng dẫn của các định khoản phân bổ chi phí thuê văn phòng đã quy định. Ở một doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lệ khi tập hợp đầy đủ những thông tin và giấy tờ.
>>> Có thể bạn quan tâm: Một số cách hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Làm thế nào để phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý?
Việc phân bổ chi phí đã là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp. Nó còn quan trọng hơn nữa là với các startup khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và vừa lại càng khó khăn hơn. Vậy làm sao để phân bổ chi phí một cách hợp lý nhất có thể?
1. Nhận biết được nhu cầu trước mắt
Khi một doanh nghiệp muốn phát triển, muốn khẳng định được vị thế thì phải có bài toán chiến lược khoa học, cùng với sự kết hợp đó là nhu cầu mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tiến trình kinh doanh. Những chi phí thuê văn phòng tuy là một phần nhỏ của một doanh nghiệp lớn, nhưng chúng lại được xem là chi phí lớn của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nếu một khoản chi phí thuê văn phòng được phân bổ hợp lý thì chiến lược kinh doanh mới được thực hiện thành công tốt đẹp.
Với các nhu cầu trước mắt của các doanh nghiệp khởi nghiệp thì có thể là thuê ngoài hoặc tuyển dụng thêm nhân sự và sắm sửa những trang thiết bị cần thiết hay đầu tư một khoản vào các công trình sinh lợi.
Xác định một nguồn tài chính mà doanh nghiệp đang có
Đây được coi là bước khởi đầu cơ bản mà một doanh nghiệp cần phải có. Có hai yếu tố quan trọng đối với một doanh nghiệp là: nhân lực và tài chính, ở hai yếu tố này không thể tách rời lẫn nhau và cũng không thể quá gắn kết với nhau.
Mỗi doanh nghiệp cần xác định nguồn lực tài chính đang có, phân bổ chi tiết từng khoản chi phí sao cho hợp lý nhất có thể, việc gì cần làm thì chắc chắn phải thực hiện trước. Còn việc gì có thể gác lại ta nên cố gắng thương lượng. Ở trường hợp phân bổ chi phí thuê văn phòng thuộc phạm trù ta có thể kiểm soát và thương lượng được, vì vậy các doanh nghiệp có thể xem xét và đàm phán giá thuê văn phòng sao cho tốt nhất.
Các lợi ích khi phân bổ chi phí thuê văn phòng
1. Tiết kiệm nguồn tài chính
Chi phí thuê văn phòng là một khoản chi phí tương đối lớn với các doanh nghiệp. Chính vì đó, các văn phòng cho thuê cần xem xét tình hình kinh doanh để căn cứ thu chi phí vào thời điểm nào là cao, thường điểm nào là thấp hơn để hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động ổn định và lâu dài.
Nếu các doanh nghiệp được kéo dài thời hạn đóng chi phí thuê văn phòng, một khoản tiền sẽ được tiết kiệm nhờ bên cho thuê giảm giá và ưu đãi, doanh nghiệp có thể sử dụng các chi phí được giảm vào việc khác của công ty. Dựa theo đó mà doanh nghiệp sẽ phân bổ tài chính linh hoạt và hợp lý hơn.
2. Tận dụng khoản đầu tư nhỏ
Đối với việc chi phí thuê văn phòng được phân bổ hợp lý, doanh nghiệp có thể nghĩ đến tận dụng chi phí này để đầu tư sinh lời. Những doanh nghiệp có thể sử dụng đầu vốn cho mục đích khác như: xây dựng kho bãi, nhà xưởng, thiết bị văn phòng, mua sắm dịch vụ tiện ích,… sẽ tạo cơ hội tốt để doanh nghiệp phát triển hơn nữa.
3. Xây dựng chính sách an toàn
Ở một cách thức đầu tư sinh lợi khác từ nguồn chi phí thuê văn phòng trả sau, doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách an toàn. Với nhiều hình thức khác nhau như: Xây dựng quỹ công đoàn, bảo hiểm cho nhân viên, chế độ lương đãi ngộ.
Quảng Đông Tower đã cung cấp thông tin hữu ích về cách phân bổ chi phí thuê văn phòng và tất tần tật những thông tin khác liên quan đến việc hoạch định chi phí thuê văn phòng. Rất mong bài viết trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn lựa chọn cách phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất.
