【Lời khuyên】Những việc cần chuẩn bị trước khi thuê văn phòng

Khi tìm kiếm một văn phòng làm việc, mỗi doanh nghiệp đều nên chuẩn bị kỹ lưỡng những công việc cần làm trước khi thuê văn phòng mới hoặc chuyển văn phòng. Để doanh nghiệp bạn tiết kiệm được thời gian thuê văn phòng, cũng như thuê được văn phòng làm việc như mong muốn. Nội dung dưới đây, Quảng Đông Tower Đà Nẵng sẽ cung cấp cho các bạn những việc cần làm trước khi thuê văn phòng mới nhé!

Làm bất cứ việc gì đi nữa thì giai đoạn chuẩn bị là một giai đoạn rất quan trọng. Trước khi chuẩn bị thuê văn phòng làm việc mới, bạn cần vạch rõ mục tiêu cũng như những yêu cầu cần có tại địa điểm thuê văn phòng mới của doanh nghiệp mình. Hãy tìm hiểu các tiêu chí đánh giá văn phòng làm việc, trước khi quyết định lựa chọn một văn phòng làm phù hợp nhất với đơn vị của mình. Những tiêu chí đánh giá một văn phòng cho thuê bạn nên quan tâm:

Xác định các tiêu chí đánh giá văn phòng cho thuê trước khi thuê

Nên dựa vào các kinh phí tiền thuê, mục đích sử dụng và tình hình kinh doanh hiện tại và kế hoạch trong tương lai của công ty mà chủ doanh nghiệp cần xác lập rõ ràng các tiêu chí đi thuê văn phòng. Thông thường sẽ bao gồm các tiêu chí như:

• Kinh phí, diện tích, vị trí thuê văn phòng (thuê văn phòng tại quận 1 hay các quận lân cận khác), giá cho thuê và thời hạn khi thuê.
• Vị trí đậu xe (hầm hay bãi, có trong khu vực tòa nhà hay không?), điều hướng kết nối giao thông, mức độ hoàn thiện của các tòa nhà, thông tin liên lạc, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa thông gió, toàn bộ chất lượng dịch vụ từ cơ bản đến chế độ riêng cho người thuê tòa nhà và trang bị phòng cháy chữa cháy…
• Từ thời gian di chuyển văn phòng hiện tại, thời gian khởi công thiết kế hay làm nội thất và thời gian bắt đầu đi vào hoạt động tại địa điểm mới.
• Quan tâm đến những tiện ích xung quanh khu vực (Quán ăn, thủ tục hành chính, giải trí…), thương hiệu tòa nhà và đặc biệt là yếu tố phong thủy với chủ doanh nghiệp hoặc ngành nghề kinh doanh.

Quan tâm đến địa điểm của văn phòng muốn thuê

Sau khi xác định được các tiêu chí để thuê văn phòng mong muốn, vấn đề cần quan tâm tiếp theo đó chính là địa điểm. Bởi đây sẽ là nơi bạn sẽ công ty của bạn gắn bó làm việc trong một thời gian dài. Nó cũng được xem là nơi để bạn giao tiếp với đối tác và khách hàng. Do đó, việc đầu tiên bạn cần làm đó là:

– Xem thử địa điểm thuê có thuận tiện giao thông không, có gần đường lớn không, đông dân cư không, có những địa điểm đỗ xe hay không?…

– Văn phòng mà bạn muốn thuê có thuộc tòa nhà nổi tiếng tại khu vực đó hay không? Tòa nhà cho thuê văn phòng có đảm bảo an ninh không? Cung quanh tòa nhà có đảm bảo được những tiện ích cho nhân viên không?…

Nên đến trực tiếp địa điểm muốn thuê để khảo sát xung quanh và hỏi những người đã và đang làm việc tại tòa nhà cho thuê đó. Xem xét các kết quả thu thập được và đưa ra quyết định có nên thuê hay không. Sau đó sẽ lên danh sách các công việc cần phải làm trước khi thuê văn phòng mới.

Các công việc cần thực hiện trước khi thuê văn phòng làm việc mới

Lựa chọn văn phòng phù hợp nhất

1. Khi một doanh nghiệp bạn có quy mô lớn, thì mẫu kế hoạch di dời trụ sở làm việc có nhiều nhân viên hay không? Văn phòng cho thuê nên có diện tích rộng hay không? Bạn cần phải hình thành từng nhóm công việc cụ thể và sẽ phân bố từng khu vực làm việc công việc cho từng bộ phận. Từ đó quyết định được văn phòng cần thuê có diện tích bao nhiêu là đủ cho từng bộ phận, từng nhóm nhân viên làm việc và không gian giao dịch khách hàng,…
2. Hiện nay có nhiều công ty cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, họ sẽ hỗ trợ người thuê một số vấn đề từ việc: tìm kiếm riêng một văn phòng phù hợp cho đến quá trình thương lượng giá, tư vấn, giấy tờ hợp đồng,… hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn dịch vụ phù hợp, để đỡ tốn nhiều thời gian và công sức khi đi thuê văn phòng làm việc.
3. Nếu tự muốn tìm kiếm một văn phòng làm việc như mong đợi. Bạn hãy lên danh sách các tòa nhà/cao ốc có văn phòng phù hợp với yêu cầu thuê của doanh nghiệp mình.
4. Xem xét về thực tế văn phòng và làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.

Xem xét nơi thuê và ký kết hợp đồng

1. Cần đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng cho thuê văn phòng.
2. Mỗi khi ký thư mời thuê hay hợp đồng cho thuê văn phòng hãy lên thiết kế bố trí mặt bằng vì có thể thẩm định chính xác kế hoạch chuyển văn phòng với những mức độ hợp lý đến với các nhu cầu sử dụng của từng bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
3. Lên kế hoạch thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê vì có thể thẩm định chính xác mức độ phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
4. Sau khi xác định được thời gian thuê ở văn phòng mới và hãy thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng ở văn phòng hiện tại (văn phòng cũ).

Lựa chọn đơn vị thi công thiết kế nội thất văn phòng

1. Bạn cần tìm kiếm và lập ra danh sách ngắn những nhà thầu thi công và thiết kế văn phòng, nếu được có thể hẹn gặp để nói đến các đề xuất ý tưởng, hỗ trợ bạn khái toán chi phí đầu tư nội thất, từ vấn thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng phù hợp với diện tích.
2. Thay vào hoặc mua thêm bổ sung trang thiết bị văn phòng, đồ nội thất.
3. Ký kết thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.
4. Có bộ phận phân bố người giám sát thi công nội thất.
5. Nên sửa đổi, thiết kế và in ấn địa chỉ mới cho doanh nghiệp/công ty trên toàn bộ những biểu mẫu, website, giấy tờ…
6. Cùng lựa chọn, mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng và đồ nội thất….

Sửa đổi thông tin doanh nghiệp liên quan đến văn phòng kinh doanh

1. Gửi thư hay tin nhắn bằng bất cứ phương tiện nào với khách hàng, đối tác, thông báo về vấn đề đổi địa chỉ và kế hoạch (thời gian) di chuyển của doanh nghiệp bạn.
2. Phê duyệt chính thức những sơ đồ vị trí cho từng nhân viên, từng bộ phận.
3. Nên tiến hành hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp động của văn phòng cho thuê cũ.
4. Cần lưu ý thay đổi biểu mẫu liên quan và thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ có liên quan đến chỗ làm cũ.
5. Cung cấp việc thay đổi/Di chuyển hệ thông internet và điện thoại.
6. Khi cần thiết thì nên sửa đổi thông tin văn phòng đăng ký trên giấy phép kinh doanh.

Quan tâm đến văn phòng làm việc của đối thủ

Với những công ty có thương hiệu mạnh, họ không muốn có một đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề xuất hiện trong cùng một tòa nhà. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu tính độc quyền trong một tòa nhà đối với bên cho thuê khi quyết định thuê văn phòng tại đó.

Điều này cũng thường xuyên xảy ra trong thị trường cho thuê văn phòng. Tính độc quyền nghe có vẻ xa lạ, nhưng ở giới bất động sản hẳn không lạ lẫm gì với yếu tố này. Trong những kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng, yếu tố độc quyền chiếm vai trò cực quan trọng, nhất là với những doanh nghiệp lớn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Một số điều cần tránh khi thuê văn phòng bạn cần phải biết

Hy vọng rằng tất tần tật những công việc cần chuẩn bị trước khi thuê văn phòng mới được chúng tôi chia sẻ ở trên có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong việc cần đi thuê văn phòng mới. Với những thông tin hướng dẫn trên, rất mong đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quát trong bước chuẩn bị thuê văn phòng cho đơn vị mình. Chúc các bạn thành công!