Ngày nay các mô hình văn phòng cho thuê trở nên đa dạng, việc tìm kiếm một văn phòng làm việc phù hợp cũng trở nên khó khăn hơn. Tìm kiếm được văn phòng cho thuê đã khó khăn, mà thủ tục thuê văn phòng cũng làm cho nhiều doanh nghiệp thêm đau đầu. Làm thế nào để đảm bảo được sự hài hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp và lợi nhuận của bên cho thuê. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp hay chủ nhà đang có nhu cầu tìm hiểu các thủ tục cho thuê văn phòng thì bài viết dưới đây, Quảng Đông Tower sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn những lưu ý khi thuê văn phòng.
Những vấn đề cần nắm rõ khi làm thủ tục thuê văn phòng
1. Hợp đồng cho thuê văn phòng
Lưu ý đầu tiên khi làm thủ tục cho thuê văn phòng là đặc biệt quan tâm đến hợp đồng thuê văn phòng. Đây được xem là một trong những thủ tục quan trọng mà bạn cần phải chuẩn bị trước. Ở mỗi hợp đồng cho thuê sẽ ghi các điều khoản, quy định về việc cho thuê văn phòng mà 2 bên: thuê và cho thuê sẽ đàm phán và thống nhất với nhau.
Để đảm bảo quyền lợi tối đa của hai bên, thì bạn nên đem theo hợp đồng thuê đi kiểm tra lại với luật sư để đưa ra những lợi ích mà doanh nghiệp mình nên nhận được, và đưa vào trong các điều khoản của hợp đồng, để hai bên bàn bạc thảo luận, thống nhất.
2. Xem xét lại các nội dung có trong hợp đồng thuê văn phòng
Trước khi bước vào đàm phán hợp đồng thuê văn phòng, ngoài việc chú ý tới số tiền thuê thì bạn cũng cần nên để ý tới những chi phí phụ thu khác. một số tòa nhà cũng đồng ý trả một phần tiền bảo dưỡng khu vực dùng chung. Tuy nhiên thì cũng có những văn phòng cho thuê yêu cầu bạn phải tự trả các khoản chi phí phụ như: chi phí bảo trì, thuê bảo vệ tòa nhà và chi phí giữ xe… Ngoài ra, một số tòa nhà sẽ yêu cầu bạn phải trả chi phí làm thêm giờ, và cần tắt đèn, các thiết bị điện sau giờ làm việc,… chúng ta nên thương lượng làm rõ các vấn đề này, để đưa ra giải pháp tốt nhất. Đây là một trong những lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng bạn phải nắm rõ.
3. Thời hạn thuê văn phòng
Có một số chủ doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh thường sẽ không chọn thuê văn phòng lâu dài. Vì khi doanh nghiệp mới bắt đầu thì cần phải phòng ngừa trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn và không thể tiếp tục hoạt động. Nằm ở trường hợp đó, nếu thuê văn phòng dài hạn, họ rất có thể sẽ phải trả tiền cho văn phòng dù không còn sử dụng nữa.
Bên cạnh đó, hầu như các chủ đầu tư sẽ chỉ đồng ý cho bạn làm thủ tục thuê văn phòng làm việc trong thời hạn trên 1 năm. Do vậy, bạn sẽ gặp khó khăn nếu chỉ muốn thuê văn phòng trong thời gian ngắn.
4. Cách tính giá thuê và diện tích thuê văn phòng
Tùy vào chủ đầu tư sẽ có các cách tính giá thuê văn phòng khác nhau. Có hợp đồng thuê chỉ nêu ra giá thuê sàn chung được tính theo mỗi mét vuông, nhưng cũng có hợp đồng lại tính giá thuê cả những diện tích không sử dụng tới như hành lang, các vị trí góc chết trong văn phòng… Điều đó có thể khiến bạn bị tính giá cao hơn so với thực tế.
Do đó mà bạn cần phải xem xét tổng số tiền phải trả và biết rõ về cách tính tổng diện tích thuê văn phòng của nơi muốn thuê. Đặc biệt ở những văn phòng có hình dạng không hoàn toàn là những hình chữ nhật hay hình vuông, sẽ có thêm rất nhiều góc chết mà bạn không thể sử dụng vào việc gì được nhưng vẫn phải trả tiền thuê. Nên hãy cẩn thận đàm phán thật kỹ về các diện tích không sử dụng này nhé!
5. Vấn đề tu sửa mặt bằng
Việc tự tu sửa mặt bằng cho văn phòng muốn thuê là vấn đề doanh nghiệp bạn nên đàm phán với bên cho thuê, sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí. Tuy nhiên thì hầu hết tất cả các vấn đề tu sửa đều cần sự chấp thuận của chủ tòa nhà, cho nên, bạn cầm thỏa thuận rõ vấn đề này trong khi đàm phán hợp đồng với chủ đầu tư để tránh xảy ra mâu thuẫn sau này.
6. Về quyền cho thuê lại và các quyền lợi của bên thuê
Một khi nếu bạn quyết định chuyển đi hoặc chỉ sử dụng một phần không gian thuê được, bạn muốn cho thuê lại hay cho doanh nghiệp khác thuê một phần không gian mình đang thuê. Những việc này lại đòi hỏi phải có sự cho phép của chủ nhà.
Hầu hết trong các hợp đồng điều quy định rõ ràng về các công việc bên doanh nghiệp được phép làm. Do đó, bạn cần đảm bảo các quyền sử dụng hợp pháp được nêu trong hợp đồng sẽ cho phép doanh nghiệp bạn được phép cho thuê lại văn phòng nếu không sử dụng. Đối với các doanh nghiệp mới kinh doanh thì quyền lợi này nên xem xét thật kỹ.
7. Các chi phí đề phòng lạm phát
Vì do ở tình hình thị trường văn phòng cho thuê biến động thường xuyên, nên giá thuê văn phòng sẽ được chủ đầu tư điều chỉnh để phù hợp với giá thị trường. Vậy như thế thì bạn phải bắt buộc đàm phán kỹ vấn đề này nếu không đúng thì trong hợp đồng đó sẽ rất có thể bạn phải trả chi phí cao hơn chi phí ban đầu.
Cũng hãy cẩn thận với các tính toán không chính xác về chi phí điều hành. Việc các chủ nhà tính cao hơn chi phí thực 10 đến 15% không phải chuyện hiếm gặp. Nhưng nếu bạn thuê văn phòng từ khoảng 5 năm trở lên và hãy yêu cầu chủ đầu tư đảm bảo được việc không tăng giá thuê ở giai đoạn đầu trong khoảng 1-2 năm
8. Chi phí dịch vụ phát sinh khi thuê văn phòng
Ở các dịch vụ tiện ích đi kèm, tiền điện, tiền bảo dưỡng khu vực dùng chung. Đây được coi là một số điều khoản mà chủ văn phòng thường cho thêm vào để thu hút khách thuê. Do đó mà nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên làm thêm giờ, thì bạn cần cân nhắc chi phí bỏ ra cho mỗi lần làm thêm giờ đó. Đó cũng là 2 điều bạn cần lập bảng cân nhắc lợi ích trước khi ký kết hợp đồng. Đây cũng là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng bạn không nên bỏ qua.
>> Có thể bạn quan tâm: [Tư vấn] Một số quy định pháp luật về việc cho thuê văn phòng
Trên đó là những thông tin liên quan đến thủ tục thuê văn phòng đang được áp dụng trong hiện nay. Hy vọng rằng những điều hữu ích đó sẽ đã giải đáp được thắc mắc của doanh nghiệp bạn. Chúc bạn một ngày tốt lành!.
