Khi đi thuê văn phòng làm thế nào để tránh được những rắc rối ngoài ý muốn. Hãy cùng Tòa nhà cho thuê văn phòng Quảng Đông Tower Đà Nẵng tìm hiểu những điều cần tránh khi thuê văn phòng ở dưới đây để hạn chế tối đa những việc phát sinh ngoài dự kiến và dễ dàng tìm được văn phòng như ý cho doanh nghiệp mình.
1. Chưa xác định được tiêu chí thuê văn phòng cụ thể
Tiêu chí được xác định cụ thể dựa trên nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp bạn. Do đó, bạn nên xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc, quan trọng để đáp ứng và thỏa mãn cho nhu cầu của doanh nghiệp nhất. Đâu là những tiêu chí bạn chỉ nên xem xét và có thể bỏ qua.
Nếu bạn nắm vững được tiêu chí cụ thể thì quá trình tìm kiếm và lựa chọn văn phòng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Tránh được những rắc rối, phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng cho thuê.
2. Vượt quá khả năng chi trả
Mong muốn thuê được văn phòng vượt quá khả năng chi trả là tâm lý khá phổ biến của nhiều người khi đi thuê hay mua bất động sản. Chẳng hạn, đối với những doanh nghiệp đang có ngân sách thuê văn phòng 14 USD/m2/tháng. Thì lại thường có tâm lý muốn chọn những văn phòng cho thuê với giá 16 – 17 USD/m2/tháng sẽ phù hợp và lý tưởng hơn đối với doanh nghiệp mình. Nhưng thực chất chỉ là do tâm lý cố một chút, nếu nhìn rõ về mặc lâu dài hơn thì văn phòng 14 USD/m2/tháng đã rất phù hợp và lý tưởng với doanh nghiệp.
Vì vậy, nếu bạn vẫn nuôi tâm lý này sẽ khiến quá trình xem xét và lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Dẫn đến nhiều hệ lụy nguy hiểm có thể sẽ khiến doanh nghiệp của bạn bị gánh nặng về tài chính và những mức chi phí phải trả dài hạn. Đây cũng là một trong những điều cần tránh khi thuê văn phòng, bạn lưu ý nhé!
3. Không có kế hoạch dự trù về việc tăng nhân sự
Trước khi thuê văn phòng làm việc, bạn nên tính toán kỹ lưỡng diện tích thuê thích hợp và lên kế hoạch dự trù tăng giảm nhân viên trong vòng 3 đến 5 năm.
Bởi nếu bạn không lên kế hoạch dự trù về việc tăng nhân sự sẽ gây nên hậu quả văn phòng không còn đủ chỗ để cho nhân viên làm việc. Bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển văn phòng và chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn, đền bù bồi thường cho chủ tòa nhà. Từ đó, doanh nghiệp sẽ bị phát sinh thêm nhiều rắc rối gây cảm trở. Có lẽ đây là sai lầm khi thuê văn phòng mà hầu hết công ty nào cũng phải cân nhắc kỹ.
4. Tiền thuê văn phòng liệu là một loại chi phí?
Đúng, tiền thuê văn phòng là một loại chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho những tiện ích mà tòa nhà phục vụ. Tuy nhiên vẫn chưa đủ, tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác cho doanh nghiệp như:
- Mang lại năng suất làm việc cao hơn cho nhân viên.
- Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp được phổ biến hơn.
- Thu hút được nhiều nhân tài và tạo sự gắn bó lâu dài với nhân viên.
5. Không quan tâm đến nhân viên
Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến những tiêu chí hình ảnh, chi phí và sự thuận tiện thực sự quan trọng và bạn cần cân nhắc kỹ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp đã quên mất những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho mình là nhân viên.
Để thu hút được nhiều nhân tài và tạo được sự gắn bó lâu dài, mang lại hiệu suất làm việc cao của nhân viên. Thì bạn cũng nên tự đặt ra câu hỏi và những lưu ý khi thuê văn phòng cụ thể. Để tìm ra một văn phòng thích hợp nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu của nhân viên như:
- Khoảng cách di chuyển từ nhà đến văn phòng của đa số nhân viên có quá xa?
- Không gian làm việc có đủ thoải mái và mang lại hiệu suất làm việc cao cho nhân viên chưa?
- Bạn có bố trí văn phòng hợp lý, thuận tiện để dễ dàng trao đổi công việc nội bộ chưa?
- Nhân viên nghỉ ngơi và ăn trưa ở đâu, giá cả thế nào, chất lượng ra sao?
Trong số những điều cần tránh khi thuê văn phòng, thì có lẽ tiêu chí nhu cầu và lợi ích của nhân viên bạn phải ưu tiên quan tâm hàng đầu.
6. Dành ít thời gian để xem xét và đánh giá tòa nhà, văn phòng
Có một số doanh nghiệp chỉ dành 20 đến 30 phút để xem qua văn phòng, nói chuyện với ban quản lý và chụp vài kiểu ảnh, không ghi chép thông tin. Chỉ cần cảm thấy thích là quyết định đàm phán và ký kết Hợp đồng ngay. Cách này nhanh, gọn lẹ, tiết kiệm nhiều thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro rất cao.
Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu và nhược điểm của văn phòng và diện tích thuê thì chúng ta nên:
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
- Dành nhiều thời gian để xem xét, đánh giá văn phòng.
- Tham khảo thêm những khách cũ và môi giới của bạn để hiểu rõ hơn về văn phòng bạn sắp thuê.
- Nên lập bảng so sánh giữa các văn phòng để sàng lọc ra văn phòng mình thích nhất.
7. Quy trình đặt cọc thông thường
Quy trình đặt cọc thường bao gồm 2 bước:
- Bước 1: Ký thư mời thuê văn phòng và chuyển 1 tháng tiền thuê để đặt cọc giữ chỗ.
- Bước 2: Ký hợp đồng và chuyển tiếp 2 tháng tiền thuê để đặt cọc.
Các thư mời thuê văn phòng thường không có quy định khách hàng phải trả chi phí. Vì vậy, bạn hãy nên đàm phán các vấn đề liên quan đến chi phí và yêu cầu đơn vị cho thuê gửi dự thảo hợp đồng. Xem xét kỹ lưỡng quy trình đặt cọc để tránh mắc phải một số lỗi không đáng tiếc xảy ra trong quá trình đi thuê văn phòng nhé!
8. Quên đo lại diện tích
Những điều cần tránh khi thuê văn phòng tiếp theo mà chúng tôi gợi ý cho bạn là diện tích thuê văn phòng. Diện tích mà các đơn vị cho thuê đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy việc đo lại diện tích là điều cần làm. Nếu bạn thuê ngắn hạn thì chênh lệch về diện tích không làm tăng chi phí đáng kể. Tuy nhiên nếu hợp đồng lâu dài 3 – 5 năm thì đó sẽ là một con số đáng kể. Vì vậy, bạn cũng nên chú ý và đàm phán diện tích rõ ràng với đơn vị cho thuê để sau này không phải tranh cãi khi thuê lâu dài.
9. Tìm thuê văn phòng với thời gian quá ngắn
Thời gian để tìm hiểu thị trường và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê (Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng).
Nếu bạn tìm thuê văn phòng với thời gian quá ngắn sẽ dẫn đến nhiều rủi ro như:
- Văn phòng không phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
- Tăng chi phí thiết kế thi công đột ngột.
- Mua sắm nội thất không chất lượng, mắc.
- Không đủ thời gian để đàm phán giá với đơn vị cho thuê và nhiều hạng mục khác có liên quan.
10. Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị thiết kế thi công nội thất quá trễ
Nếu doanh nghiệp bạn có đủ thời gian để tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế, thi công nội thất sớm sẽ đảm bảo được chất lượng và chi phí tốt.
Hiện nay, có khá nhiều đơn vị thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng và khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng quyết định bạn có nên thuê hay không một văn phòng cụ thể.
>> Có thể bạn quan tâm: Một số kinh nghiệm cần phải biết trước khi đi thuê văn phòng
Chúng tôi đã chia sẻ bạn tất tần tật những điều cần tránh khi thuê văn phòng. Hy vọng bạn sẽ có được một bài học hay để sau này có thể áp dụng khi đi thuê văn phòng.
