Chủ đề: Kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng
Bạn đang có nhu cầu tìm kiếm tòa nhà cho thuê văn phòng có không gian làm việc tốt, đáp ứng được những yêu cầu đặt ra của doanh nghiệp mình? Bạn cần một không gian mang lại năng suất làm việc cao, thuận lợi về vị trí? Hay một không gian văn phòng ổn định, có phí thuê hợp lý và các dịch vụ tiện ích đi kèm?…
Để thuê được một văn phòng đáp ứng hoàn toàn các tiêu chí trên không phải là một điều đơn giản. Hãy cùng chúng tôi tham khảo một số kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng dưới đây!
1. Xác định rõ nhu cầu trước khi đi thuê văn phòng
Bạn nên tự đặt ra những câu hỏi: Để tìm được văn phòng thích hợp và đáp ứng được những tiêu chí cho doanh nghiệp của mình cần những gì?.
1.1. Mục tiêu mà văn phòng làm việc đặt ra là gì?
Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mình mà bạn có các mục tiêu chọn văn phòng làm việc khác nhau:
- Bạn muốn làm việc ở môi trường chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh thì nên thuê các tòa nhà văn phòng.
- Bạn muốn thuê với giá rẻ, giờ giấc thoải mái, không bị quản lý chặt chẽ các quy định về cho thuê văn phòng thì nên chọn chung cư.
- Bạn muốn vừa làm việc vừa kết hợp kinh doanh thì nên thuê nhà riêng sẽ thoải mái và có nhiều không gian hơn.
- Bạn muốn một không gian làm việc tốt hơn và có nhiều tiền thì nên thuê biệt thự để làm văn phòng.
1.2. Vị trí văn phòng làm việc ở đâu sẽ phù hợp nhất?
Kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng đầu tiên là lựa chọn được vị trí đẹp và thuận tiện nhất. Thì bạn nên tham khảo thực tế ở ngoài thị trường, xem những đối thủ cạnh tranh ra sao và xác định được vị trí đó ở đâu? đường nào? Quận nào?… Miễn sao phù hợp nhất với lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình là ok.
Nếu bạn muốn nhanh hơn thì chỉ cần search Google hoặc tìm một công ty có dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, uy tín. Họ sẽ tư vấn và cung cấp đầy đủ cho bạn tất cả những thông tin liên quan đến văn phòng bạn thuê. Từ tên tòa nhà, giá thuê văn phòng, diện tích còn trống cho đến ưu và nhược điểm của từng tòa nhà. Bạn chỉ cần ở nhà và lựa chọn văn phòng phù hợp với mình.
Nếu bạn có ý định thuê văn phòng nằm tại các tuyến đường cấm đỗ xe ô tô và thường xảy ra kẹt xe thì bạn nên cân nhắc kỹ hơn. Nếu không lựa chọn được vị trí tốt, nó sẽ gây cản trở cho bạn về việc di chuyển và kinh doanh.
>> Tin liên quan: [Chia sẻ] kinh nghiệm kinh doanh văn phòng cho thuê từ A-Z
1.3. Xác định diện tích sử dụng văn phòng phù hợp
Bạn cần xác định và quan tâm đến mục tiêu định hướng rõ ràng của doanh nghiệp mình trong tương lai có mở rộng không. Và căn cứ vào số lượng phòng bàn, số lượng nhân viên làm việc… Để chọn ra diện tích thuê thích hợp. Diện tích tiêu chuẩn dành cho một nhân viên làm việc tại văn phòng trung bình là 4m2. Nếu công ty bạn có 20 người thì diện tích tối ưu là 80 m2. Và cứ thế bạn tính toán sao cho chọn được văn phòng có diện tích phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.
1.4. Lựa chọn thời gian thuê văn phòng thích hợp
Thông thường, thì hợp đồng cho thuê văn phòng ngắn nhất sẽ dao động từ 1 đến 2 năm. Đương nhiên, nếu bạn có chiến lược phát triển doanh nghiệp và muốn thuê văn phòng lâu dài hơn. Thì bạn nên cân nhắc khoảng thời gian thích hợp và xem nguồn vốn với vị trí ở đó có phát triển cho doanh nghiệp bạn không. Bởi nếu bạn lỡ đăng ký thuê nhưng lại trả văn phòng trước thời hạn sẽ bị mất một khoảng tiền cọc cho chủ nhà.
2. Xác định hợp đồng rõ ràng với đơn vị cho thuê
Một kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng hết sức quan trọng đó là thương lượng và làm rõ hợp đồng với đơn vị cho thuê. Khi còn nhiều vướng bận hay thắc mắc hãy trao đổi trực tiếp với bên cho thuê. Đôi khi chúng ta có thể mặc cả giá thuê để tối ưu được chi phí thuê cho đơn vị mình. Quy trình mà bạn nên nắm khi xem hợp đồng thuê văn phòng như sau:
2.1. Xem xét kỹ lưỡng các hạng mục
Giá thuê văn phòng
Bạn không nên đàm phán vội, nếu bạn thực sự thích rồi hãy tính đến việc báo giá cho thuê văn phòng. Bạn cũng nên hỏi thêm những câu hỏi này trước khi quyết định thuê văn phòng “ Giá thuê đã bao gồm VAT hay chưa? Thuế GTGT cho thuê văn phòng sẽ tăng bao nhiêu trên 1 năm? “.
Diện tích thuê văn phòng
Chú ý, hiện nay có nhiều đơn vị cho thuê tính cả diện tích nhà vệ sinh, hành lang vào diện tích thuê. Vì vậy bạn nên hỏi kỹ lưỡng để tránh khi đặt cọc tiền thuê văn phòng rồi mới biết gây nhiều rắc rối.
Giá điện nước
Bạn cũng nên cân nhắc kỹ về vấn đề này và nên hỏi rõ với đơn vị cho thuê. Thường các chủ nhà thu tiền nước khoảng 150.000đ/ tháng hoặc free luôn. Còn tiền điện thì tính theo số tùy nơi bạn thuê văn phòng.
Điều hòa
Điều hòa ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng không khí trong văn phòng. Nếu điều hòa vẫn còn dùng tốt thì không khí tươi sẽ được bơm vào liên tục trong văn phòng, giúp bạn có thể dễ chịu và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Khi thuê văn phòng bạn nên ưu tiên điều hòa âm trần.
Nhà vệ sinh
Văn phòng và nhà vệ sinh nên tách riêng ra sẽ tạo được sự thoải mái và riêng tư hơn cho bạn.
Giờ giấc làm việc
Hầu như tất cả các văn phòng đều làm từ thứ 2-thứ 7 (nếu bạn có nhu cầu làm việc cả chủ nhật thì hãy trao đổi luôn với đơn vị cho thuê).
Chỗ gửi xe
Thường khi thuê văn phòng sẽ có chỗ để xe riêng, miễn phí. Các tòa nhà thường chia trung bình diện tích chỗ đỗ xe theo số tầng.
Đặt cọc
Tốt nhất bạn chỉ nên đặt cọc 01 tháng cho chủ tòa nhà cho thuê văn phòng.
Thời hạn thanh toán
Thời hạn thanh toán: thường là 03 tháng.
Hướng thuê văn phòng
Bạn nên tránh thuê văn phòng ở hướng tây bởi nó rất nóng và tốn nhiều tiền điện.
Thời gian setup văn phòng cho thuê trong bao lâu?
Thông thường thì bạn chỉ cần 7 đến 10 ngày là có thể setup xong văn phòng.
2.2. Những điều cần chú ý khi xem hợp đồng
- Những lưu ý khi thuê văn phòng, đầu tiên là bạn nên xem kỹ số tiền và thời gian đặt cọc trước khi ký hợp đồng.
- Chú ý thời gian thanh toán tiền thuê văn phòng: thường thì các đơn vị cho thuê sẽ yêu cầu thanh toán theo quý hoặc 6 tháng 1 lần.
- Đảm bảo văn phòng sẽ cho thuê lâu dài. Nếu bên cho thuê đột xuất cắt hợp đồng thì sẽ đền bù 2 tháng tiền thuê văn phòng và phải thông báo trước 2 tháng (mức đền bù này so với số tiền bạn bỏ ra setup là quá ít).
- Sự rõ ràng trong hợp đồng được ký kết thỏa thuận giữa 2 bên và được pháp luật công nhận. Nếu sau này trong quá trình cho thuê và sử dụng, khi bạn có tranh chấp xảy ra hợp đồng sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của bạn.
3. Cách chọn một văn phòng đẹp
- Văn phòng cho thuê có diện tích phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn ít nhất trong 2 đến 3 năm.
- Bạn nên thuê nguyên 1 sàn sẽ tốt hơn là nhiều công ty ghép lại thuê chung 1 sàn.
- Nhà vệ sinh nên ở bên ngoài.
- Nên chọn văn phòng có điều hòa công nghiệp ( hay gọi là điều hòa ốp trần ) và cửa kính thủy lực tốt.
- Giá thuê tốt khoảng 160.000 VNĐ đến 180.000 VNĐ đó là mức giá hạng C khi cho thuê văn phòng.
- Văn phòng không nên chọn nằm ở hướng tây.
- Nên lựa những văn phòng có ánh sáng ban ngày chiếu vào, không cần bật điện ( tiết kiệm được tiền điện).
- Có nơi để xe riêng, thoải mái hoặc xung quanh tòa nhà cho thuê văn phòng có thể để xe và gửi oto được.
- Không nên lựa các tòa nhà cho thuê văn phòng bị đánh số loạn xạ, nên tìm những văn phòng có số nhà dễ tìm.
Nếu bạn tìm được một văn phòng như những thông tin chúng tôi vừa chia sẻ thì nên chốt ngay.
Hy vọng những kinh nghiệm thuê văn phòng được Quảng Đông Tower chia sẻ sẽ giúp bạn tìm kiếm được văn phòng đẹp và phù hợp với doanh nghiệp mình. Cảm ơn bạn đã học hết bài viết, chúc bạn tìm được văn phòng ưng ý.
