Hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều cần phải có một địa điểm thuê văn phòng làm việc hoặc văn phòng làm đại diện. Trước khi bắt đầu thuê thì đa số mọi doanh nghiệp đều tìm hiểu về các mẫu hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo được quyền lợi và trách nhiệm của các bên khi thực hiện ký kết hợp đồng, tránh phát sinh các tranh cãi về sau này. Cùng Tòa nhà Quảng Đông Đà Nẵng tìm hiểu về các mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng và tất tần tật những điều cần biết trong hợp đồng thuê văn phòng nhé!
Hợp đồng thuê văn phòng là gì?
Để nói dễ hiểu thì hợp đồng thuê văn phòng là một trong những văn bản chứng từ quan trọng và cũng là cơ sở để thanh toán chi phí trong việc thuê văn phòng. Dựa trên bản hợp đồng thuê văn phòng đã ký kết mà giúp cho 2 bên đảm bảo được quyền lợi và trách nhiệm của mình.
Những điều khoản có trong hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc
Một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng mới nhất có hiệu lực khi và chỉ khi bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Thời gian: Phải ghi rõ ngày tháng năm và địa chỉ nơi diễn ra buổi ký kết hợp đồng.
- Thông tin bên A (Bên cho thuê văn phòng): Bắt buộc khai đầy đủ tên, số CMND, hộ khẩu thường trú và về mối quan hệ với tài sản cho thuê.
- Thông tin bên B (Bên thuê văn phòng): Ghi đầy đủ tên công ty, địa chỉ công ty, MST và tên người đại diện công ty (Giám đốc công ty).
- Nội dung bản hợp đồng: Có các đặc điểm vị trí và diện tích,… văn phòng cho thuê, thời hạn thuê và việc gia hạn thời hạn thuê.
Tổng hợp 6 mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng mới nhất 2022
1. Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng
Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng mới nhất 2022
2. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng
Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng
3. Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng
Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng
4. Mẫu hợp đồng thuê nhà để làm văn phòng đại diện
Mẫu hợp đồng thuê nhà để làm văn phòng đại diện
5. Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo
Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo
6. Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng cho thuê văn phòng có cần công chứng không?
Mỗi khi thuê văn phòng thì bạn nên ký kết hợp đồng thuê văn phòng và nên công chứng. Bởi như vậy thì mới có thể bảo đảm quyền lợi và lợi ích hợp pháp. Để hiểu rõ hơn, dưới đây chúng tôi đưa ra những tư vấn cụ thể như sau:
1. Đối với hợp đồng thuê văn phòng thuộc sở hữu của cá nhân
Đối với quy định mới nhất hiện nay thì những trường hợp hợp đồng thuê nhà ở, thuê nhà ở làm văn phòng đại diện, văn phòng kinh doanh thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, điều này cũng được thống nhất trong tất cả các văn bản pháp luật có liên quan. Như vậy với những mẫu hợp đồng thuê văn phòng của cá nhân thì Quý doanh nghiệp cũng không bắt buộc phải công chứng và chứng thực hợp đồng.
2. Đối với hợp đồng cho thuê văn phòng cho những tổ chức có tư cách pháp nhân
Trong những trường hợp thuê văn phòng của tổ chức có tư cách pháp nhân có chức năng cho thuê hay nói cách khác là doanh nghiệp thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp thì hợp đồng cho thuê văn phòng không cần phải công chứng và chứng thực.
Do theo quy định thì cả bên thuê, bên cho thuê đều đã có tư cách pháp nhân đầy đủ và đã đáp ứng điều kiện xuất hóa đơn theo đúng như tất cả yêu cầu và chịu mọi sự điều chỉnh của pháp luật có liên quan trong hoạt động kinh doanh.
Các lưu ý khi đọc và soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng
1. Vị trí và diện tích thuê văn phòng
Đây là những điểm nên lưu ý quan trọng nhất khi thuê văn phòng. Bởi khi các doanh nghiệp không trực tiếp đo đạc, xác minh mà chỉ tin tưởng vào diện tích đã được cung cấp thì rất có thể khi ký xong hợp đồng bạn sẽ bị “hớ”.
Nên chắc chắn rằng bạn sẽ chỉ chi trả với các khoảng diện tích thực tế sử dụng. Khi đo diện tích thì bạn cần lưu ý dựa vào 3 cách đo sau:
- Đo về thông thủy và đo trong lòng văn phòng.
- Đo tiếp đến tim tường và vách bao quanh văn phòng.
- Đo theo mép ngoài của trường và vách bao quanh văn phòng.
Lưu ý: Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường) và cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.
2. Những điều khoản về giá thuê và chi phí thuê
– Về khoản chi phí phải trả khi thuê văn phòng bao gồm những khoản chi phí nào? Đa số khoản phí thuê văn phòng mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm bao gồm: vệ sinh, an ninh, lễ tân, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, chăm sóc cây xanh,…
– Còn phí dịch vụ thông thường sẽ không bao gồm: tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Ngoài ra, một số tòa nhà cho miễn phí ít lượng xe nhất định để tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
– Bên cạnh đó còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ.
3. Điều kiện để gia hạn và về thời gian thuê
Với thời gian mà bạn thuê trong hợp đồng thì cần xem các mốc thời gian sau:
- Khi ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Những mốc thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không?
- Nếu phải sắp đến thời hạn thuê văn phòng thì bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Cần phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.
4. Trách nhiệm của cả hai bên
Ở bên cho thuê sẽ có trách nhiệm về các mặt như:
- Phải bàn giao về việc mặt bằng.
- Đảm bảo được tính pháp lý của văn phòng.
- Những kế hoạch, phương án, cách xử lý các vấn đề về sự cố phát sinh của văn phòng.
Ở bên thuê văn phòng sẽ có trách nhiệm như:
- Luôn có trách nhiệm thanh toán chi phí thuê văn phòng.
- Sử dụng và có trách nhiệm riêng bảo trì văn phòng.
- Phải chấp hành nội quy của tòa nhà.
- Được đảm bảo rằng phải chấp hành mọi quy định về vệ sinh môi trường, an ninh và công tác phòng cháy chữa cháy.
5. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà và những trang thiết bị
Nằm trong quá trình sử dụng văn phòng thuê thì các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? Bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần mà được đề cập đến.
Mỗi khi chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa và đó là điều cần tránh.
6. Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Mặc dù ở pháp luật rất hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Vì giá USD/VND thường không ổn định nên ở các hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỷ giá thì thay đổi như thế nào (nếu có).
7. Điều khoản về chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc
Hợp đồng chấm dứt nếu hai bên gặp trường hợp:
- Về hợp đồng hết hạn và các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.
- Trong quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết các chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng nhất.
>>> Có thể bạn quan tâm: 【Lời khuyên】Những việc cần chuẩn bị trước khi thuê văn phòng
Bên trên là tất tần tật các thông tin hữu ích liên quan đến các vấn đề cần nắm rõ trong bản hợp đồng cho thuê văn phòng và 7 mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất hiện nay mà chúng tôi cung cấp. Hy vọng rằng với những điều hữu ích này sẽ giúp bạn nắm chắc nội dung hợp đồng thuê văn phòng và còn giúp mọi doanh nghiệp không khỏi bỡ ngỡ trước các điều khoản trong các giấy tờ làm thủ tục thuê văn phòng.
