Hiện nay, việc đi thuê văn phòng không còn gì lạ lẫm với những người kinh doanh. Mặc dù, thị trường cho thuê văn phòng đã khá phổ biến và ngày còn được nhiều người lựa chọn. Thế nhưng, vẫn còn rất thắc mắc về các vấn đề như: chứng từ cho thuê văn phòng, hồ sơ thuế khi thuê văn phòng của cá nhân sẽ như thế nào?
Đây là những vấn đề rất được nhiều người đặc biệt quan tâm trước khi thuê văn phòng nhất là những doanh nghiệp startup. Bài viết sau đây Quảng Đông Tower sẽ liệt kê những thông tin liên quan về các mẫu chứng từ cho thuê văn phòng và hồ sơ cần thiết mà khách hàng nên lưu ý khi đi thuê văn phòng.
Hồ sơ làm chứng từ thuế khi thuê và cho thuê văn phòng cần những gì?
Dựa vào Thông tư số 78/2014/TT-BTC khoản 2.5 Điều 6 đã được chỉnh đổi và bổ sung tại Thông tư số 92/2015/TT-BTC Điều 8 thì các chứng từ thuế đi kèm khi thuê và cho thuê văn phòng cá nhân bao gồm:
1. Căn cứ vào Thông tư số 78/2014/TT-BTC khoản 2.5 Điều 6: Các khoản chi không được trừ và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
– Trong trường hợp đơn vị thuê văn phòng của cá nhân thì hồ sơ để xác định các khoản chi được trừ bao gồm: chứng từ trả tiền thuê văn phòng và hợp đồng thuê văn phòng.
– Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng của cá nhân mà tại hợp đồng thuê có thương lượng và thoả thuận doanh nghiệp sẽ là người nộp thuế thay thì hồ sơ để xác định các khoản chi được trừ bao gồm: chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân, hợp đồng thuê văn phòng và chứng từ trả tiền thuê văn phòng.
– Trong trường hợp đơn vị thuê văn phòng của cá nhân mà tại hợp đồng thuê có thương lượng và thỏa thuận tiền thuê văn phòng chưa bao gồm thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân. Và trong hợp đồng đơn vị thuê sẽ là người nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp có quyền được phép tính vào chi phí trừ tổng số tiền thuê văn phòng bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
2. Căn cứ vào Thông tư số 92/2015/TT-BTC Điều 8: Khai thuế, khấu trừ thuế, nộp thuế đối với cá nhân cho thuê văn phòng
Trường hợp cá nhân cho thuê văn phòng trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế
Cá nhân cho thuê văn phòng trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế được hiểu là cá nhân ký hợp đồng cho thuê văn phòng mà trong hợp đồng ký kết không có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế thay.
Các quy tắc khai thuế:
– Cá nhân sẽ phải trực tiếp và thực hiện khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng nếu tổng doanh thu cho thuê văn phòng trong năm dương lịch không dưới 100 triệu đồng.
– Cá nhân có thể lựa chọn khai thuế một lần theo năm hoặc theo kỳ thanh toán đều được. Trường hợp nếu có sự thay đổi về nội dung hợp đồng ký kết cho thuê văn phòng dẫn đến tình trạng: Thay đổi kỳ thanh toán, doanh thu tính thuế, thời hạn thuê thì cá nhân phải thực hiện khai điều chỉnh, bổ sung rõ ràng cụ thể theo quy định của Luật Quản lý thuế cho kỳ tính thuế có sự thay đổi.
– Nếu văn phòng cho thuê tại địa bàn có cùng cơ quan thuế quản lý thì cá nhân có thể khai thuế trên một tờ khai theo từng hợp đồng hoặc cho nhiều hợp đồng.
Một số hồ sơ thuế và chứng từ cho thuê văn phòng của cá nhân
Hồ sơ khai thuế và chứng từ cho thuê văn phòng của cá nhân bao gồm như sau:
– Một tờ khai theo mẫu số 01/TTS ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC Điều 8. Nay được thay thế bởi mẫu 01/TTS theo Thông tư số 04/2021/TT-BTC bắt đầu áp dụng từ ngày 1/8/2021.
Mẫu số 01-TTS theo thông tư 04/2021/TT-BTC
– Nếu là lần khai thuế đầu tiên của phụ lục Hợp đồng hoặc hợp đồng thuê văn phòng thì cần chuẩn bị thêm:
- Một tờ phụ lục theo mẫu số 01-1/BK-TTS ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC Điều 8.
- Một bản chụp về phụ lục hợp đồng và phụ lục thuê văn phòng.
– Nếu cá nhân cho thuê văn phòng ủy quyền cho đại diện hợp pháp thực hiện thủ tục nộp và khai thuế thì cần chuẩn bị thêm một bản chụp về Giấy ủy quyền theo quy định của nhà nước.
Nộp hồ sơ khai thuế tại đâu?
Nộp tại Chi cục Thuế nơi có văn phòng cho thuê.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là bao nhiêu ngày?
– Đối với trường hợp cá nhân khai thuế theo kỳ hạn thanh toán thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo, bắt đầu thời hạn cho thuê văn phòng.
Ví dụ : Chị Y có phát sinh hợp đồng cho thuê văn phòng với thời hạn thuê là 04 năm – tính theo 12 tháng liên tục – kể từ ngày 10/08/2017 đến ngày 09/08/2021, kỳ hạn thanh toán là 6 tháng một lần. Thì Chị Y phải nộp hồ sơ khai thuế của kỳ đầu tiên chậm nhất là ngày 30 tháng 02 năm 2018 , còn kỳ thứ hai chậm nhất là ngày 30 tháng 08 năm 2018. Và cứ tiếp tục thực hiện như vậy cho các kỳ khai thuế tiếp theo chậm nhất là ngày 30 của quý tiếp theo bắt đầu thời hạn cho thuê văn phòng.
– Đối với trường hợp cá nhân khai thuế một lần theo năm thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Một số lưu ý khi thuê văn phòng của cá nhân
- Trường hợp đơn vị cho thuê văn phòng là các tổ chức hoặc doanh nghiệp thì phải có chứng từ và hóa đơn thanh toán.
- Trường hợp cá nhân cho thuê văn phòng là các hộ gia đình hoặc cá nhân thì chỉ phải cần có chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê cho cá nhân cho thuê.
- Trường hợp nếu cá nhân cho thuê văn phòng có tổng doanh thu cả năm dưới 100 triệu thì không cần phải nộp thuế TNCN và GTGT.
- Trường hợp nếu cá nhân cho thuê văn phòng có tổng doanh thu cả năm từ 100 triệu trở lên thì phải nộp thuế TNCN, GTGT và kê khai với Chi cục Thuế nơi có văn phòng cho thuê.
- Trường hợp đơn vị thuê sẽ là người nộp và khai thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản thì nên viết thêm 2 chữ “khay thay” trước cụm từ “Người nộp thuế hoặc Đại diện hợp pháp của người nộp thuế” trên tờ khai mẫu số 01/TTS ban hành kèm theo Thông tư 92 năm 2015 của TT- BTC. Đồng thời người khai thay sẽ phải ký tên và đóng dấu của tổ chức theo quy định. Trên chứng từ thu thuế và hồ sơ tính thuế vẫn phải được thể hiện đúng người nộp thuế là cá nhân cho thuê văn phòng.
Có lẽ những thắc mắc về chứng từ cho thuê văn phòng và hồ sơ thuế khi thuê văn phòng của cá nhân mà chúng tôi giải đáp ở trên sẽ giúp ích cho bạn khi đi thuê văn phòng.
