Bạn đang tìm kiếm loại hình văn phòng cho thuê phù hợp với tài chính chi trả của doanh nghiệp mình? Bạn có quan tâm đến chi phí thuê văn phòng? Bạn có biết chi phí thuê văn phòng gồm những gì?… Tất cả những vấn đề này sẽ được Tòa nhà cho thuê văn phòng Quảng Đông Tower Đà Nẵng giải đáp chi tiết từ A đến Z trong bài viết này.
Chi phí thuê văn phòng là chi phí gì?
Nói một cách đơn giản về chi phí thuê văn phòng là một trong những khoản chi phí lớn trong việc vận hành của từng doanh nghiệp. Đó là thuộc khoản cần phải chi trả cố định mà doanh nghiệp phải thanh toán hàng tháng hoặc thanh toán theo định kỳ nhất định.
Khi những công ty, doanh nghiệp hay cá nhân nào đó có nhu cầu thuê văn phòng để làm việc, hoạt động kinh doanh cần phải đăng ký văn phòng kinh doanh / trụ sở kinh doanh và báo cáo với cơ quan pháp lý. Các khoản chi phí thuê văn phòng của công ty cần được công khai, minh bạch và báo cáo thuế rõ ràng.
Các chi phí thuê văn phòng gồm những gì?
Chi phí thuê văn phòng được chia thành 4 nhóm chính bao gồm: chi phí cố định, chi phí thức tế sử dụng, chi phí phát sinh và chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê.
1. Chi phí cố định khi thuê văn phòng
- Không giống với các nhóm chi phí khác. Điều khác biệt ở nhóm chi phí này bắt buộc phải chi trả vào thời gian cố định, bao gồm các khoản phí:
- Tiền văn phòng cho thuê: Đây được xem là giá tiền cần chi trả mặt bằng, được tính theo m2. Một hình thức thanh toán có thể theo quý hoặc năm và phụ thuộc vào thỏa thuận của mỗi tòa.
- Về phí dịch vụ: cũng nằm trong khoản chi phí phải chi trả cho các dịch vụ tiện ích trong tòa nhà, điển hình là phí lễ tân, an ninh, nước khu vực WC, vận hành thang máy, chi phí vệ sinh, diệt côn trùng,… Phí dịch vụ sử dụng không bao gồm chi phí bất biến như: tiền điện trong diện tích thuê, phí đậu xe khi gửi ô tô xe máy,…
- Thuế VAT: Ở trong mỗi hợp đồng cho thuê văn phòng chắc chắn không thể thiếu thuế VAT. Đó được coi là chi phí cố định.
2. Chi phí thức tế sử dụng văn phòng
Chi phí thực tế mà doanh nghiệp bạn sử dụng thường thay đổi dựa trên mức độ sử dụng của tập thể công ty. Chi phí thực tế sử dụng gồm có các khoản chi phí sau:
- Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng: Các tòa văn phòng cho thuê hiện nay đều có đồng hồ riêng cho từng khu vực thuê và khách thuê sẽ phải chi trả chi phí thuê văn phòng của cá nhân theo mức độ sử dụng. Giá tiền điện cũng có thể tính theo giá nhà nước hoặc giá kinh doanh.
- Tiền điều hòa: Tiền điện điều hòa sẽ không được tính chung với chi phí điện năng phía trên mà được quy định trong hợp đồng. Đối với một số tòa văn phòng hạng A, B thì đã nằm trong những chi phí thuê văn phòng dịch vụ, nhưng một số tòa văn phòng hạng C thì không, do vậy mà trước khi thuê khách thuê cần lưu ý kỹ vấn đề này để tránh rắc rối liên quan tới chi phí phát sinh.
- Phí gửi xe ô tô và xe máy: Điểm riêng ở một số tòa nhà có chính sách miễn phí chỗ đỗ tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Và phí này cũng được tính vào chi phí thực tế sử dụng của từng Doanh nghiệp.
3. Chi phí phát sinh
Chi phí phát sinh cũng thuộc một số quy định về chi phí thuê văn phòng thường gặp, bởi phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp trong quá trình làm việc và bao gồm phí làm ngoài giờ. Ngoài ra thì các chi phí phía trên chỉ áp dụng cho khách thuê khi làm theo giờ hành chính được quy định theo tòa nhà.
Trong những trường hợp mà khách thuê làm thêm ngoài khung giờ cố định thì bắt buộc sẽ phải chi trả thêm các chi phí như: tiền điện khu công cộng, nước WC, dịch vụ, điều hòa trung tâm,…
4. Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
Đây thuộc là một nhóm chi phí khách thuê chỉ phải trả 1 lần trong suốt thời gian thuê.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng: Trong các hợp đồng chi phí văn phòng gồm những gì, thì đều có quy định gồm : Nếu chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng thì người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý và bao gồm các điều khoản người thuê sẽ phải trả phí hoàn trả mặt bằng gồm phí phá dỡ, dọn dẹp,…
- Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất: Hiện nay thì các tòa văn phòng thông thường sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất tùy thuộc vào diện tích, nhưng khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và phí sử dụng điện trong thời gian lắp đặt nội thất.Thu phụ phí dịch vụ: đối với các tòa nhà hạng A, B thường thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo đồng hồ.
Những chi phí thuê văn phòng có đắt không?
Cùng với các doanh nghiệp, hay những lĩnh vực kinh doanh đặc thù thì vị trí của văn phòng làm việc còn được coi là then chốt trong toàn bộ sự phát triển của mỗi công ty. Vì vậy mà vị trí văn phòng cho thuê ảnh hưởng rất lớn đến chi phí thuê văn phòng hiện nay.
Vì vậy, bạn không thể xem nhẹ được những vấn đề thuê và lựa chọn văn phòng làm việc như thế nào sao cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, công ty của mình. Sao đó phải xem xét chi phí cho thuê, giá thành cho thuê như thế nào để giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tốt nhất.
Nhiều câu hỏi đặt ra Chi phí thuê văn phòng đắt hay rẻ, hay hợp lý? Việc đó còn phụ thuộc vào những nhu cầu, mong muốn và đòi hỏi của bạn trong quá trình chuẩn bị và cho thuê văn phòng làm việc.
Một số chi phí thuê văn phòng có thay đổi theo quy định của hợp đồng, bạn không nên bỏ qua
Bên cạnh đó những chi phí thuê văn phòng hợp lý được liệt kê ở trên, khách thuê có thể thay đổi quy định về chi phí thuê văn phòng trong hợp đồng, điển hình như là:
1. Điều chỉnh giá thuê
Thời gian khi trôi qua thì theo biến động thị trường, giá văn phòng nhất định trong hợp đồng có thể tăng hoặc giảm. Nên người cho thuê cũng có thể cần căn cứ vào đó để điều chỉnh giá thuê cho phù hợp, và người thuê thương lượng giá tốt nhất có thể.
2. Diện tích cần trả
Với nhiều phương pháp tính diện tích trả tiền như diện tích tim tường, diện tích thông thủy, diện tích theo mép ngoài,… Nếu mà phải chi trả, khách thuê cần phải để ý đến những chi tiết này, để trước khi đàm phán giá thuê văn phòng phải chuẩn bị thật trước khi thuê để tránh mất tiền oan.
3. Điều chỉnh tỷ giá
Hầu hết ở những tòa văn phòng đều chạy theo định giá usd và quy đổi sang tiền Việt Nam đồng để ký kết hợp đồng theo quy định của ngân hàng nhà nước. Vì vậy mà khi khách thuê nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.
Tất tần tật những điều liên quan đến chi phí thuê văn phòng mà chúng tôi đã chia sẻ, chắc hẳn sẽ giúp cho các bạn hiểu thêm về các khoản chi phí văn phòng cho thuê. Hy vọng, những thông tin trong bài sẽ cung cấp cho các bạn những kiến thức hữu ích, từ đó áp dụng hiệu quả vào trong việc định giá thuê văn phòng sao cho hợp lý nhất.
