Vấn đề hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn, đang rất được nhiều khách hàng quan tâm và thắc mắc. Bài viết dưới đây Quảng Đông Tower sẽ giải đáp cho bạn đầy đủ các thắc mắc về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn.
Quy định của pháp luật về chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Theo quy định của pháp luật thì các cá nhân cho thuê tài sản, trong đó có cả bất động sản không được cấp hóa đơn lẻ của cơ quan thuế. Nhưng trên thực tế, có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp lựa chọn thuê nhà của những hộ gia đình hoặc cá nhân để làm văn phòng. Vậy thì, đối với trường hợp này doanh nghiệp cần phải làm gì và xử lý như thế nào để hợp lý chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn. Để giải đáp vấn đề này, sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cụ thể như sau để các bạn có thể tham khảo.
Trường hợp 1: Nếu chi phí thuê văn phòng nhỏ hơn 8,4 triệu/tháng hoặc nhỏ hơn 100 triệu/năm
Quy trình xử lý hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Trường hợp những hộ gia đình hoặc cá nhân cho doanh nghiệp hay các công ty thuê nhà làm văn phòng. Mà tổng chi phí thuê văn phòng nhỏ hơn 8,4 triệu/tháng hoặc nhỏ hơn 100 triệu/năm. Thì những hộ gia đình hoặc cá nhân không phải khai nộp thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và sẽ không được cấp hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế. Như vậy doanh nghiệp hay các công ty cũng sẽ không có bất cứ chứng từ hay hóa đơn đối chứng để ghi nhận hạch toán kế toán.
Để hợp lý hóa khoản hạch toán tiền thuê văn phòng không có hóa đơn, bạn phải cần thực hiện quy trình như sau:
- Những hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê nhà phải nộp 1 triệu tiền thuế môn bài hàng năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài được chuẩn bị cụ thể như sau: 1 tờ khai thuế môn bài mẫu số 01/MBAI ban hành kèm thông tư 156 năm 2013 của Bộ Tài Chính. Sau đó, khai nộp hồ sơ tại Chi cục thuế nơi quản lý địa điểm cho thuê của bạn.
Như vậy, hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê nhà để làm văn phòng không phải nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng. Mà chỉ cần phải nộp thuế môn bài hằng năm. Do đó, doanh nghiệp hay các công ty khi thuê tại đây cũng không cần phải có chứng từ, hóa đơn giá trị gia tăng để nộp cho thuế thu nhập cá nhân của chủ nhà. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hay công ty phải xây dựng được bộ chứng từ hợp lệ và đầy đủ.
Hồ sơ chứng từ hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Bạn muốn có một bộ chứng từ hợp lệ và đầy đủ thì cần phải chuẩn bị cụ thể như sau:
- Hợp đồng thuê nhà để làm văn phòng phải có chữ ký pháp lý đầy đủ giữa hai bên. Theo văn bản số 4528/TCT PC của Tổng cục Thuế thì bắt đầu từ ngày 02/11/2015, hợp đồng sẽ không bắt buộc phải công chứng.
- Theo khoản 2 điều 4 của Thông tư 96, không có hóa đơn không nhất thiết phải chuyển khoản. Vì vậy, chứng từ thanh toán tiền thuê nhà có thể chuyển khoản hoặc không.
- Hồ sơ và chứng từ nộp thuế môn bài đều được chủ nhà tự đi nộp hàng năm. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể nộp hộ giúp chủ nhà. Sau đó, cơ quan Thuế sẽ xuất trình chứng từ và gửi lại cho doanh nghiệp hay công ty thuê nhà của các cá nhân để làm văn phòng.
- Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78 năm 2014 của TT-BTC được sử dụng khi doanh nghiệp hay công ty trả tiền thuê nhà và sẽ được lưu tại doanh nghiệp hay công ty. Bắt buộc trên đó phải có chữ ký của người được ủy quyền hoặc giám đốc.
Trường hợp 2: Nếu chi phí thuê văn phòng lớn hơn 8,4 triệu/tháng hoặc lớn hơn 100 triệu/năm
Đối với trường hợp này, những hộ gia đình hoặc cá nhân cho doanh nghiệp hay các công ty thuê nhà làm văn phòng ngoài phải nộp thuế môn bài. Thì còn phải nộp thêm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.
Các quy định về nghĩa vụ thuế của pháp luật
Theo khoản 1 và 2 của Điều 8 Thông tư số 92 năm 2015/TT-BTC quy định:
- Những hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp sẽ phải khai và nộp thuế với cơ quan thuế.
- Hoặc trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê tài sản sẽ là người khai và nộp thuế thay.
- Những hộ gia đình hoặc cá nhân có nhà cho thuê phải bắt buộc nộp 3 loại thuế như sau: Thuế môn bài, thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân.
Hồ sơ hợp đồng thuê văn phòng bao gồm:
- Chứng minh nhân dân photo công chứng của chủ nhà.
- Tờ khai thuế cho thuê tài sản.
- Chứng từ nộp tiền thuế của những hộ gia đình hoặc các nhân cho thuê nhà.
- Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà.
Một số lưu ý chung khi hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Để ghi nhận chi phí thuê văn phòng là hợp lệ thì doanh nghiệp hay công ty cần phải có đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ.
– Nếu thuê của tổ chức hay công ty thì hồ sơ cần có: Chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hóa đơn.
– Nếu thuê của cá nhân thì chia ra làm 2 trường hợp:
- Trường hợp 1, hợp đồng thỏa thuận bên cá nhân tự đi nộp thuế. Thì hồ sơ cần có cần có: Chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê nhà.
- Trường hợp 2, hợp đồng thỏa thuận bên thuê nộp thuế thay chủ nhà. Thì hồ sơ cần có: Chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà và chứng từ nộp thuế thay.
Chú ý: Nếu chi phí thuê lớn hơn 20 triệu đồng thì:
– Nếu thuê của tổ chức hay công ty thì chuyển khoản và có xuất hóa đơn.
– Nếu thuê của cá nhân hoặc hộ gia đình thì có thể chuyển khoản hoặc không vì không có xuất hóa đơn.
Dựa vào chi phí thuê mà doanh nghiệp phải trả và hóa đơn chủ nhà có được cấp hay không. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ phù hợp đi kèm. Đặc biệt là những chứng từ liên quan tới thuế. Giúp bảo vệ tiền thuê văn phòng và bằng chứng xác thực trong quá trình sản xuất kinh doanh mặc dù không có hóa đơn.
